Auswahl einer Kanzleisoftware – mit advonex sicher entscheiden

Warum die Auswahl der Kanzleisoftware so wichtig ist

Kanzleisoftware ist Ihr digitaler Arbeitsplatz: Akten, Fristen, beA, E-Mails, Dokumente, Abrechnung, Telefonnotizen – alles läuft hier zusammen. Wenn die Software nicht passt, merken Sie das sofort: Vorgänge dauern länger, Mitarbeitende müssen „drumherum arbeiten“, Schnittstellen haken, es entstehen Zusatzkosten und Stress. Passt die Lösung, kehrt Ruhe ein: Aufgaben werden planbar, Informationen sind eindeutig, Übergaben funktionieren, neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht.

Der entscheidende Punkt: „Die beste Software“ gibt es nicht – es gibt nur die Software, die am besten zu Ihrer Kanzlei passt. Größe, Rechtsgebiete, Arbeitsstil, Spezialisierung, vorhandene IT und Ihr Budget bestimmen, was richtig ist. Genau deshalb braucht es einen klaren, nachvollziehbaren Auswahlprozess.

Unsere Rolle – unabhängig & loyal wie der Anwalt zum Mandanten

advonex ist herstellerunabhängig. Wir verkaufen keine Softwarelizenzen und sind an keine Anbieter gebunden. Das ist wichtig, denn so können wir Ihre Interessen vertreten – nicht die Ziele eines Herstellers. Wir übersetzen Technik in verständliche Entscheidungen: Was bedeutet diese Funktion für Ihren Alltag? Welche Folgen hat eine scheinbar kleine Abweichung in der Bedienung? Welche Kosten entstehen wirklich – heute, in einem Jahr, in drei Jahren?

Unsere Aufgabe ist es, Ihre Kanzlei sicher durch den Entscheidungsprozess zu führen und anschließend dafür zu sorgen, dass die gewählte Lösung im Alltag zuverlässig funktioniert – nicht nur in einer Produktpräsentation.

1. Bedarfsanalyse: Klarheit vor Geschwindigkeit

Bevor Sie Produkte vergleichen, klären wir Ihr Zielbild. Das spart später Diskussionen und vermeidet Fehlkäufe. Wir sprechen mit Leitung und Team – kurz, fokussiert, ohne Fachchinesisch – und sammeln die Informationen, die wirklich relevant sind.

• Arbeitsbereiche: Welche Rechtsgebiete, welche Teams, welche Standorte?
• Kernprozesse: Wie läuft ein Mandat vom Erstkontakt bis zur Abrechnung? Wo klemmt es?
• Pflicht-Schnittstellen: beA, E-Akte, E-Rechnung, Diktat, Telefonanlage, Office/Word, Fibu, OCR/DMS.
• Rollen & Rechte: Wer darf was? Wie sensibel sind die Daten im jeweiligen Bereich?
• Erfolgskennzahlen: z. B. weniger Durchlaufzeit, weniger Doppelarbeit, weniger Fehler, bessere Auslastung.

Ergebnis ist ein kompaktes Anforderungsprofil in Klartext. Keine hundertseitige Spezifikation, sondern eine verständliche, priorisierte Liste: Muss, Soll, Kann. Auf dieser Grundlage werden Lösungen vergleichbar.

2. Konzept & Bewertungsmatrix: Objektiv statt Bauchgefühl

Präsentationen sind oft beeindruckend – aber selten vergleichbar. Darum erstellen wir eine Bewertungsmatrix, die Ihre Anforderungen gewichtet. Jedes Produkt wird daran gemessen; nicht nur an Funktionen, sondern auch an Bedienbarkeit, Supportqualität, Update-Politik und Gesamtkosten (Lizenzen, Module, Zuschläge, Schulungen, interne Zeit).

Die Matrix macht Unterschiede sichtbar: Wo erfüllt Anbieter A ein Muss-Kriterium „voll“, Anbieter B nur „teilweise“? Welche Umgehungslösung wäre akzeptabel – und welche führt zu Mehrarbeit? So entstehen nachvollziehbare Punktewerte und eine faire Rangfolge.

3. Marktsichtung & Auswahl: Kurzliste, Demos, Praxistest

Aus dem Markt erstellen wir eine Shortlist mit 2–4 Kandidaten. Danach folgen fokussierte Demos: Alle Anbieter zeigen dieselben Szenarien, damit Sie wirklich vergleichen können – z. B. „neue Akte“, „Posteingang verarbeiten“, „Frist anlegen“, „Dokument ablegen“, „Telefonnotiz erstellen“, „Rechnung schreiben“.

• Demo-Skripte: identische Aufgabenabläufe für alle Anbieter, max. 60–90 Minuten.
• Protokoll: Zusagen, Einschränkungen und Fragen werden sauber festgehalten.
• Praxistest: Wenn sinnvoll, ein kleiner Proof-of-Concept mit Testdaten.

Am Ende steht eine Entscheidungsvorlage für die Kanzleileitung: Punktwerte, Kosten, Risiken, Empfehlung. Transparent, kurz und verständlich.

4. Projektplanung & Migration: sauber, realistisch, sicher

Nach der Entscheidung beginnt das eigentliche Projekt. Wir erstellen einen klaren Plan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Terminen. Besonders wichtig: die Datenmigration. „Daten übernehmen“ heißt nicht „einfach rüberkopieren“ – Strukturen, Pflichtfelder und Dubletten müssen geprüft und angepasst werden.

• Datenqualität: Dublettencheck, Pflichtfelder, einheitliche Schreibweisen (z. B. Aktenkennzeichen).
• Fallback: Notfallplan, falls etwas hakt (Fristen, beA, Posteingang dürfen nie stehen bleiben).
• Parallelbetrieb: Wenn nötig, zeitlich begrenzt und gut erklärt.
• Abnahme: klare Kriterien, wann Migration und Funktionen „bestanden“ sind.

5. Einführung & Change: Menschen mitnehmen

Technik ist das eine – Akzeptanz das andere. Wir planen die Einführung so, dass alle Beteiligten Sicherheit gewinnen: verständliche Kommunikation, Pilotgruppe, realistische Timings, sichtbare Quick-Wins. Niemand soll das Gefühl haben, „überfahren“ zu werden.

• Kommunikation: Was ändert sich, ab wann, für wen? Kurz, freundlich, wiederholbar.
• Standards: Dokumentierte Arbeitsanweisungen – was ist „richtig“, was „so nicht“?
• Unterstützung: feste Ansprechpersonen, schnelle Hilfe bei Fragen in den ersten Wochen.

6. Schulung & Training-on-the-Job: Wissen, das bleibt

Schulungen sind dann wirksam, wenn sie rollenbasiert sind und echte Kanzleifälle nutzen. Deshalb schulen wir getrennt nach Aufgaben (Anwälte, Rechtsanwaltsfachangesellte / Rechtsanwalts- & Notarfachangestellte, Azubis) und trainieren direkt am Arbeitsplatz: „So machen wir das künftig – Schritt für Schritt“. Dazu gehören kurze Spickzettel, kleine Videos und wiederholte Übungseinheiten, bis die Abläufe sitzen.

Checkliste: Sind Sie entscheidungsbereit?

• Es gibt ein klar formuliertes Zielbild für Prozesse, Rollen und Ergebnisse.
• Die Bewertungsmatrix mit Muss/Soll/Kann-Kriterien ist abgestimmt und gewichtet.
• Alle Demos folgten einem einheitlichen Skript; Zusagen sind dokumentiert.
• Die Migrationsstrategie mit Datenqualität, Testläufen und Abnahme ist festgelegt.
• Der Projektplan enthält Meilensteine, Verantwortliche, Risiken und Fallback.
• Es gibt ein Schulungskonzept inkl. Training-on-the-Job und Unterlagen.

FAQ

„Wir haben wenig Zeit – lohnt sich der Aufwand?“

Ja. Eine strukturierte Auswahl spart später ein Vielfaches an Zeit und Kosten. Typische Fehlinvestitionen entstehen, weil Anforderungen unklar sind oder Versprechen aus Demos nicht ins Tagesgeschäft passen.

„Begleiten Sie auch die Datenmigration?“

Ja. Wir planen und testen Migrationen gemeinsam mit dem Anbieter, prüfen Datenqualität und sorgen für klare Abnahmekriterien – damit am Stichtag alles läuft.

„Sind Sie an Hersteller gebunden?“

Nein. Wir sind herstellerunabhängig. Unsere Empfehlung richtet sich ausschließlich nach Ihren Zielen, Prozessen und Rahmenbedingungen.

„Bleiben Sie nach dem Go-Live an Bord?“„Bleiben Sie nach dem Go-Live an Bord?“

Gern. Wir unterstützen so lange, bis die Abläufe sitzen – mit Schulungen, Material und Training-on-the-Job.