Warum advonex – und nicht direkt mit einem Kanzleisoftwarehersteller?

Die Herausforderung: Entscheidungen unter Zeitdruck – bei voller Verantwortung

Eine neue Kanzleisoftware sucht man nicht jeden Tag aus. Sie betrifft alle – vom Empfang bis zur Kanzleileitung. Termine, Fristen, Posteingang, beA, Dokumente, Rechnungen, Telefonnotizen: Alles soll verlässlich funktionieren und im besten Fall leichter werden als vorher. In der Realität prasseln jedoch Informationen auf Sie ein: Präsentationen, Prospekte, „Das kann unsere Lösung auch!“, Sonderpreise bis Monatsende, begeisterte Berichte aus anderen Kanzleien – und ebenso viele warnende Stimmen.

Hersteller zeigen naturgemäß, was ihr Produkt glänzend kann. Ob das zu Ihrer Kanzlei passt, ist damit noch nicht entschieden. Zudem gibt es Themen, die in Demos selten eine Hauptrolle spielen: die sichere Übernahme bestehender Daten, klare Zuständigkeiten im Team, einfache Arbeitsschritte für neue Kolleginnen und Kollegen, saubere Abläufe im Posteingang, verlässliche Fristenführung und eine verständliche Abrechnung. Genau hier entstehen Unterschiede, die man ohne neutrale Einordnung oft erst nach dem Kauf bemerkt.

Warum advonex?

Wir sind kein Hersteller und kein Verkäufer. Wir sind Interessenvertreter Ihrer Kanzlei. Das bedeutet: Wir übersetzen Fachsprache in verständliche Entscheidungen, sortieren Angebote nach Ihren Zielen und behalten den Alltag im Blick. Wir helfen Ihnen, die Fragen zu stellen, die sonst gern untergehen: „Wie läuft unser Posteingang konkret ab?“, „Wer trägt welche Verantwortung?“, „Wie stellen wir sicher, dass Fristen niemals liegen bleiben?“, „Welche Gesamtkosten fallen wirklich an – nicht nur die Lizenzen, sondern auch Schulungen, Umstellung und Zeit im Team?“

Unsere Rolle ist vergleichbar mit der des Anwalts gegenüber seinem Mandanten: loyal, verschwiegen, unabhängig. Wir stehen auf Ihrer Seite – von der ersten Idee bis zur sicheren Einführung. Ohne versteckte Ziele, ohne Herstellerbindung, ohne Provisionsmodell.

Direkt beim Hersteller vs. advonex

So gehen wir vor – Schritt für Schritt, ohne Fachchinesisch

1. Klarheit schaffen
   In kurzen Gesprächen mit Leitung und Team sammeln wir, was wirklich zählt: Arbeitsbereiche, typische Fälle, wiederkehrende Aufgaben, Engpässe. Ergebnis: ein verständliches Zielbild.


2. Anforderungen ordnen
   „Muss“, „Soll“, „Kann“. Keine dicken Kataloge – eine klare, priorisierte Liste, auf die sich alle beziehen können.


3. Kurzliste bilden
   Aus dem Markt wählen wir 2–4 passende Kandidaten.


4. Demos vergleichbar machen
   Alle Anbieter zeigen die gleichen typischen Aufgaben (z. B. neue Akte, Posteingang, Frist, Dokument ablegen, Rechnung). Wir moderieren und protokollieren Zusagen.


5. Bewerten & entscheiden
   Mit einer einfachen, fairen Punktelogik und einer kurzen Entscheidungsvorlage für die Kanzleileitung.


6. Daten sicher übernehmen
   Wir planen die Übernahme bestehender Daten: Prüfung, Bereinigung, Testläufe, klare Abnahme – damit der Stichtag gelingt.


7. Einführen & begleiten
   Verständliche Kommunikation, Pilotgruppe, Spickzettel, kurze Lernschritte, feste Ansprechpersonen. So wird die neue Arbeitsweise zur Routine.


8. Schulen – nach Rolle
   Anwälte, ReFas, Azubis: jeder bekommt das, was er braucht – praxisnah, mit echten Kanzleifällen. Auf Wunsch mit kleinen Videos.

Aus der Praxis: Drei typische Stolpersteine – und wie wir sie vermeiden

1. Schöne Demo, zäher Alltag

In Präsentationen wirken Vorgänge oft wie von selbst. Später zeigt sich: Es sind mehr Klicks, als gedacht; Zuständigkeiten sind unklar; der Posteingang dauert länger. Wir verhindern das, indem wir Demos an Ihren realen Abläufen ausrichten und die entscheidenden Schritte bewerten – nicht die Show.



2. Daten „irgendwie übernehmen"

Adressen, Akten, Fristen: „Übernehmen wir schon“ reicht nicht. Wir legen gemeinsam fest, wie die Daten geprüft und übernommen werden, wer was testet und wann die Übernahme als bestanden gilt. So bleibt am Stichtag die Hand ruhig – und die Kanzlei arbeitsfähig.



3. Schulung einmal – und dann Alleinlassen

Eine einmalige Schulung am Anfang verpufft schnell. Wir setzen auf kurze Einheiten, Spickzettel, Aufgaben in kleinen Portionen und feste Ansprechpersonen. So bleibt das Wissen – und der Alltag wird wirklich leichter.

Klarheit bei Zeit & Kosten: Was realistisch ist – und was nicht

Ein ehrlicher Überblick ist Gold wert. Wir zeigen offen, welche Zeiten die Kanzlei investieren sollte (z. B. für Testläufe, Bereinigung von Adressen, interne Abstimmungen) und welche Kosten neben den Lizenzen entstehen (z. B. Schulungen, Umstellung, Auszeiten für konzentriertes Arbeiten). Das klingt nach mehr Aufwand, als es am Anfang scheint – spart aber später viel Geld und Nerven, weil unangenehme Überraschungen ausbleiben.

Wer macht was? – Klare Rollen, klare Wege

• Kanzleileitung: Ziele freigeben, Entscheidungen treffen, Rücken stärken.
• Projektverantwortliche(r) intern: Dreh- und Angelpunkt, bündelt Fragen, hält Termine im Blick.
• Team Vertreter/innen: Bringen Alltag ein, testen mit, helfen beim Erklären.
• advonex: Moderation, Bewertung, Plan, Datenübernahme, Schulung, Begleitung.
• Hersteller: Liefert die Software, beantwortet Produktthemen, setzt Zusagen um.

FAQ – kurz & verständlich

Arbeitet advonex mit bestimmten Herstellern zusammen?

Nein. Wir sind unabhängig. Wir kennen viele Lösungen und Ansprechpartner, sind aber an niemanden gebunden. Unsere Empfehlung richtet sich ausschließlich nach Ihren Zielen.

Begleiten Sie uns auch nach dem Start?

Gern. Wir bleiben an Ihrer Seite, bis die neue Arbeitsweise sitzt – mit kurzen Trainings, Spickzetteln und Unterstützung im Alltag.

Wir haben wenig Zeit – lohnt sich der Aufwand?

Ja. Eine saubere Auswahl und Vorbereitung erspart Ihnen später Umwege, Zusatzkosten und Frust. Ein klarer Plan macht den Unterschied zwischen „Wir kämpfen uns durch“ und „Es läuft“.

Was kostet advonex?

Wir arbeiten transparent. Nach einem kurzen Erstgespräch erhalten Sie ein passendes Angebot – orientiert am Umfang, den Sie wirklich brauchen. Keine versteckten Posten, keine Überraschungen.